7 de fev. de 2011

Assistente Administrativo (a) Organização social em São Paulo.


Principais Atribuições:
 Realizar atividades de registro, classificação, arquivo e controle de correspondências, contratos, orçamentos, cotações, estatísticas e relatórios seguindo critérios apropriados de guarda, conservação e consulta destes documentos;
 Organizar a agenda interna e externa dos Executivos da instituição;
 Atender e realizar ligações telefônicas;
 Organizar viagens, realizando agenda, cotações de preços e compra de passagens, reservas de hotéis, adiantamentos e autorizações para viagens, prestar contas das viagens e adiantamentos; solicitações de serviços,
 Agendar reuniões, encontros, providenciando reserva de salas e de recursos audiovisuais, serviços de coffee-break, material institucional;
 Agendar reuniões do Conselho da instituição;
 Receber e encaminhar as correspondências e emails institucionais enviadas para área;
 Requisitar e distribuir materiais de escritório, informática e consumo necessários para o desempenho e funcionamento da área;
 Receber e atender visitantes, representantes de entidades parceiras, financiadores nacionais e internacionais, prestadores de serviços e clientes prestando informações, esclarecendo dúvidas, respondendo consultas e encaminhando as demandas conforme as solicitações;
 Reproduzir documentos, cópias de documentos autenticadas e certificadas, tabelas, quadros, elaborar textos, atas e apresentações institucionais, relatórios, ofícios, declarações, solicitações de pagamento e desembolso;
 Elaborar e monitorar o orçamento da área, colaborando na promoção de ajustes e realocação de rubricas;
 Encaminhar documentos para assinaturas, revisão e tramitação dos contratos de prestação de serviços de terceiros;
 Gerenciar o “mailling” institucional (atualização de endereços, nomes, contatos) da área, via contatos telefônicos, remessa de e-mail, entre outros meios;
 Participar de grupos de trabalho da instituição juntamente com representantes de outras áreas, tratando de vários temas;
 Assessorar os Executivos e prestar apoio operacional (envio de convites, boletins impresso, emails institucionais, eventos institucional, ata e ofício e outros documentos para registro em cartórios e órgão públicos);
 Redigir, emails e textos em inglês quando solicitado;
 Intermediar relacionamento com representações estrangeiras e parceiros internacionais;

Requisitos:
 Formação superior completo em Humanas;
 Boa comunicação oral e escrita;
 Conhecimento em informática: Word, Excel, Power Point e internet;
 Experiência como secretária e atividades administrativas;
 Conhecimento do idioma inglês (nível avançado);

Informações sobre o contrato de trabalho:
* Local de trabalho: São Paulo – SP;
*Contrato de trabalho: CLT;
*Horário de trabalho: 09h as 18h  de segunda-feira a sexta-feira com carga horária de 40 horas semanais;
*Benefícios: Refeição, Alimentação, Vale Transporte, Convênio Médico, Seguro de vida;
*Salário: R$ a combinar.

Por favor, envie currículo com pretensão salarial para o e-mail: rh.amkt@gmail.com