Recepcionista- Secretária

DNDi

BACKGROUND

O principal objetivo da DNDi é fornecer até 2014 de 6 a 8 novos tratamentos para a leishmaniose, a doença do sono (THA), a doença de Chagas e a malária, e também estabelecer um portfólio sólido de projetos de P&D para desenvolver tratamentos que atendam as necessidades dos pacientes. Utilizando as redes de P&D criadas com base em cooperações Sul-Sul e Norte-Sul, a DNDi visa oferecer inovações médicas aos pacientes. A DNDi também possui outros dois objetivos:
•Usar e fortalecer as capacidades existentes em países com doenças endêmicas através da implementação de projetos.
•Promover a conscientização da opinião pública sobre a necessidade de desenvolver novos medicamentos para as doenças negligenciadas e encorajar os governos a assumir uma maior responsabilidade

A nível regional, o escritório da DNDi está atravessando um período importante de crescimento, tanto em termos do projeto em desenvolvimento, quanto em termos de construção de uma instituição sustentável de P&D. As três principais prioridades são refletidas no plano de ação regional como: 1) Criar operações relevantes, obtendo resultados e excelência em programação; 2) Sustentar um desenvolvimento ambicioso na América Latina: institucional e territorial; 3) Criar um estilo de gestão que é inovadora e inclusiva.

PROPÓSITO DA VAGA

Para realizar estes objetivos e contribuir para a sustentabilidade do Escritório Regional do Rio de Janeiro, o posto de recepcionista-secretária irá fornecer um suporte administrativo de alta qualidade nos serviços de recepção, tratamento de informações, preparação de correspondências e organização de conference calls e reuniões. Esta função tem um papel chave na administração e funcionamento do escritório e dos projetos.

RESPONSABILIDADES

O candidato escolhido estará diretamente envolvido no funcionamento da DNDi na América Latina e desenvolverá suas atividades em concordância com as políticas, princípios, ética e interesses da DNDi.

1.Serviços de recepção

•Acolher visitas
•Responder ao telefone
•Direcionar chamadas
•Anotar recados
•Manter e atualizar agenda de contatos
•Comunicar verbalmente e por escrito quanto a demandas de informações
•Receber e enviar correspondências, mantendo sempre atualizado o protocolo

2.Suporte às viagens de funcionários

•Organizar acomodações e assegurar que as reservações e serviços estão de acordo com as necessidades
•Organizar viagens específicas de acordo com necessidades específicas
•Organizar serviços de taxi e outros meios de transporte, assegurando a eficiência e o custo benefício dos mesmos
•Gerenciar a distribuição e arquivamento dos vouchers de táxi
•Ser ponto focal para pessoas internas e externas
•Organizar em planilhas os relatórios de reembolso de despesas

3.Suporte administrativo

•Redigir correspondências, relatórios e outros documentos
•Manter arquivos eletrônicos e físicos
•Distribuir correspondências
•Tomar notas, redigir minutas de reunião e distribuí-las
•Organizar agendas, calendários e dar seguimento às reuniões internas
•Dar suporte a eventos e reuniões internas e externas
•Realizar, sempre que necessário, atividades de escritório, incluindo fotocópias e envio de fax, entre outras
•Gerir os materiais de escritório, assegurando que o estoque necessário está sempre disponível e com um inventário atualizado
•Preparer e assegurar o bom funcionamento dos equipamentos/materiais necessários para vídeo-conferências, tele-conferências e reuniões
•Dar apoio ao seguimento do trabalho do funcionário terceirizado, responsável pela limpeza, visando a manutenção de um ambiente higiênico
•Elaboração de cartão de visitas para funcionários

4. Suporte financeiro

•Pesquisar, precificar e comprar materiais de escritório e outros similares
•Gerir um pequeno caixa (reembolso funcionários, pequenas compras,…), reportando-se semanalmente, ou de acordo com a demanda, à Coordenadora Financeira
•Administra e compila as faturas e outros documentos financeiros referentes aos pagamentos feitos pelo seu caixa para o relatório correspondente
•Assegura, quando necessário, serviços externos de banco (pagamentos,...) e outros
•Assegura que os documentos estão devidamente assinados e aprovados

QUALIFICAÇÕES
•Formação relevante na área
•Conhecimento e experiência nos aplicativos de informática, como planilhas, editor de textos, e-mail entre outros
•Conhecimento de procedimentos administrativos e de escritório
•Experiência em gerenciamento de informações e comunicação interna
•Proficiência em inglês
•Proficiência em espanhol e/ou francês será altamente apreciado

COMPETÊNCIAS

•Habilidade em comunicação verbal e escrita
•Habilidade em resolucção de problemas
•Atenção a detalhes
•Organização e planejamento
•Confidencialidade
•Bom gerenciamento de tempo
•Habilidades interpessoais
•Bom atendimento ao público
•Flexibilidade
•Iniciativa
•Confiabilidade
•Saber trabalhar com prazos e metas

TERMOS E CONDIÇÕES

O posto de recepcionista-secretária vai exigir longas horas de trabalho sentado, servindo-se de computador e outros equipamentos, exigindo portanto alto poder de concentração ao mesmo tempo que a pessoa irá interagir de maneira regular com os demais funcionários do escritório.

Local: Escritório da DNDi no Rio de Janeiro (Jardim Botânico)
Tipo Contrato:  CLT
Carga Horária: 40h/semana
Salário: Compatível com mercado
Outros benefícios

PROCESSO

Se você está interessado nesta posição, enviar CV e carta de motivação para info@dndi.org.br até o dia 16 de Setembro de 2011.

Apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.